こんにちは、まゆこです！
今日は１on１ミーティングからカンファレスまで毎年100回以上実施してきた私が、よく質問や相談を受けていたお悩みを解決していきたいと思います！
この相談、すごく多いんです。意外だと思いますか？
最近は様々なミーティングが行われており、社内でもコミュニケーションを向上させ成果に繋げていこうという傾向がよく見られます。
けれど実施する側もされる側も案外理解せずに実施している事が多く、せっかくの貴重な時間を勿体なく過ごしているのをよく見ました。
教えてもらってないのに準備不足で怒られる、なんて事も。
そうならない為にも、今回は準備編として押さえておきたいミーティングの準備のコツをお教えしますね！
新社会人の方、役職が変わって急にミーティングを実施する立場になった方、今更聞けないがいつもわからないまま勢いで乗り切っているという方はその不安を解消する為に、自分がどこを上手くできていないか考えながら見てみて下さい。
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そもそも準備って何をしたらいいのか分からない
まずはどんな事を確認しておけばいい？
準備の流れは？順番はあるの？
色々ありすぎて混乱する！結局何に気を付けたらいいの？
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こんな不安を皆さんはお持ちだと思います。
この記事で紹介する「失敗しないミーティングの準備５つ」を実践すれば、初心者でも失敗しないミーティングをスタートできますのでご安心下さい！
私も社会人になった最初はミーティングが上手くできなくて、上司からダメ出しを受けたり相手に伝わらなかったり、ゴールを見失ったりと散々でした。
しかし20年間様々なミーティングを行ってきて、ミーティング関連はもちろん心理学や言葉使いなど50冊以上の本で学習しました。
そして、実際に元職場や他の施設さんなどで実践をしてきて、育成担当として指導を行っていく中で、これをまずはやってほしい！という方法をお教えします！
結論から言えば
ミーティングは準備がとっても重要！
事前準備なくしてミーティングを成功することは出来ません。
ミーティングを不安に思う多くの方は、実際にミーティングをしている時の状況をイメージしている方が思います。
このように、実際に相談される内容もいかにスムーズに進行できるか、いかに失敗せずに話をできるかという点に不安を抱えている場合が多かったです。
けれど実際はミーティングの成功の7割は準備にかかっています。
今回は失敗しないための準備を皆さんにお教えします。「失敗しないミーティングの準備５つ」を実践してスムーズなミーティングを進行できる自分になりましょう！
目的（ゴールや伝えたい事）を明確にする
１on１やカンファレスなど一言にミーティングといっても様々なパターンがありますよね。その内容によって準備するものも当然変わってきます。
しかしどんなミーティングであっても目的がなくミーティングを実施することはありません。
ではどんな目的をもってミーティングを行うのか、それを明確にすることが成功のための一番重要なポイントなんです。
ミーティングの目的には大きくわけて５つのゴールがあります
①「意見・意思を決める」
参加者が意見を話し合ったり考えたりし内容についての決定を行う事を目的とするもの。
②「必要な情報を伝える」
その都度必要な進捗報告や報告書ではわからない内容の確認などを目的とするもの。
③「アイデアや意見を引き出す」
制限や否定的な意見を出さず様々な観点からの自由な発想のアイデアを引き出すことを目的とするもの。
④「問題を解決する」
具体的な問題や課題の原因考え解決策を出すことを目的とするもの。または今よりより良いものにするための方法を考えることを目的とするもの。
⑤「モチベーションをアップする」
帰属意識を高めたり、モチベーションを上げたりすることを目的とするもの。
この５つの目的のどこを目指しているかによって、ミーティングの内容は全く違うものになってきます。それを最初に明確にしておかないと上手くきません。
目的を明確にせずに準備を始める事は、行き先の分からない旅に出るようなものです。
どこにたどり着くのか分からないので何の切符を買っていいのかも分かりません。どの位お金がかかるのか、どんな持ち物がいるのか、誰と一緒に旅をすればいいのか何も分からないのです。
一人旅ならそれも良いかもしれませんが、ミーテイングは最小人数でも自分と相手の二名からスタート。ミーティングの目的という旅の目的地は、必ず最初に明確にしておく必要があります。
参加者の人数・参加者を確認する
目的が明確になったら、次は参加者の確認です。
目的の次はアジェンダじゃないの？と感じる方もいると思いますが、多くのミーティングは参加者を自分から選んで選択できる状況ではありません。
時には、目的も内容も分からず面子だけ先に決まっているということもあります。
アジェンダの内容にはもちろん目的が大きく関わってきますが、変更も可能です。しかし決められた人数や面子を「ちょっと都合悪いんで何名か減らしてもらえませんか？」はなかなかお願い出来ませんよね。
そして、この人数というのは意外に曲者で特に目的が上述の内の
①意見・意思を決める
③アイデアや意見を引き出す
④問題を解決する
であった場合、大人数のディスカッションにはその分時間がかかるので、場合によっては予定時間内に終わらなくなり何も決まらず途中タイムアップというパターンもあり得ます。
その為、ある程度の問題の絞り込みや、小グループに分けてディスカッションパートを進行するなどの工夫が必要です。
また②必要な情報を伝えるが目的だった場合も、伝えたい相手が不参加という場合は日程の変更や追加のミーティング、または必要な情報を後で確認できる用意などが必要になってきます。
ミーティングに何人参加するかということは、ミーティングの準備において必ず確認しておかなければならない要素なのです。
そして出来れば参加者がどんな人なのかを確認しましょう。
参加するのが自分にとって面識のある人か無い人か、上司か同僚か部下か、自分より知識のある人か、そうでないか、またはそれらが混在しているのか、など。これがどれかによってミーティングの進行に加えるべき要素が異なります。
例えば、上司や部下が混在してる場面で意思決定・問題解決・アイデアの引き出しなどを行いたい場合は、部下が委縮または背伸びをしてしまい求めている結果が出にくい事もあります。
また、人数が多かったり、コミュニケーションに問題が生じると、思わぬところに時間がかかる事もあります。
参加者の顔ぶれや人数によっては、ミーティング目的の到達点をあまり高く見積もっておかないということも考えておいても良いかもしれません。
もし、面子がはっきりしないけど準備はしておかないと間に合わないという場合は、おおまかな人数だけでも把握できるように上長か先輩に相談すると良いでしょう。
ここで大事なのは、完全な参加者リストを手に入れる事ではなく、おおまかな参加の人数と属性を把握することです。そうすることで、この後のアジェンダ作成時により具体的なイメージがわきやすくなるのです。
アジェンダを作成し配布する
さあ、いよいよアジェンダです。ここではミーティングの実際の進行をイメージしながら作成していくことが重要です。
基本的な流れは目的に沿って作成していきます。細かな部分で人数や参加者によって伝えたい情報の順番を入れ替えたり必要によって席替えなどがある場合はその移動時間（オンラインならその準備時間）などを加味して時間配分を考えます。
注意してほしいのは盛り込みすぎないこと、そして目的を見失わないことです。ミーティングで重要なのは最初に設定した目的を達成することです。
あれもこれも伝えたいという気持ちで沢山の情報やデータ共有を詰め込んでしまったり、様々な問題提議をしてしまって、いったい何を言いたいのかな？と参加者が疑問に思うようではいけません。
アジェンダにはだいたいの所要時間を設定しておいて下さい。これはミーティングの内容によって記載した方がよい場合と、自分の中だけで把握しておけばいい場合がありますのでその時の内容に応じて変更しましょう。
自分の中で進行がスムーズに行われているかの確認の為にも、記載が必要なくてもおおまかなタイムプランを作っておくようにしましょう。
当たり前ですが最初から時間がオーバーするアジェンダでは絶対に時間内に終えることは出来ませんので、余裕をもって作成できるように注意しましょう。
そしてアジェンダの作成が終わったら、それを必ず一度デモンストレーションしてみて下さい。できる限り本番に近いイメージで声を出して実施しましょう。
こんな方はぜひ声を出してデモンストレーションを実施しましょう。発声の練習にもなります。携帯電話で録音しながらや、友人に聞いてもらいながらなどができるとより効果的です。
必要な準備物を用意する
アジェンダを作成してミーティングの大筋が整ったら必要な資料等を準備しましょう。
もうここまで来たらミーティングの準備も半分以上終わっていますのであとちょっと頑張りましょうね！
配布資料は事前に目を通してきてもらうパターンも多くなっています。その際にはミーティングの開催日程より前に資料作成を完了し関係者へお渡ししておく必要もあります。
この資料集めは意外と時間のかかる部分でもあります。データ配信の場合は作ってしまえば送信するだけですが印刷で配布の場合は必要部数の印刷、まとめなどに思っている以上に時間がかかり思わぬ残業の原因になってしまうこともありますので注意しましょう。
印刷の場合は必要部数より多少多めに準備しておくと急な人数変化や飛び入り参加の上司などにもスムーズに対応が出来ます。
そして、参加者や実施時間によって飲み物や昼食なども必要な場合があります。今はコロナの影響もあり実施されていない事が多いですがランチミーティングなどがあった時は食事場所の簡単なリサーチなども必要でした。またちょっとした飴などを用意して効果的にミーティングを進行する方法もあります。
当日の流れをイメージしながら用意すると良いでしょう。
場所の確保と配置を確認する
いよいよ最後の準備です。
場所を確保するという事は当たり前なので特に何を準備するという事があるのかな？と思いがちですが、実は意外に重要な要素なのです。
まず基本はそのミーティングに対応したキャパシティがあるかという事です。当然収容人数が参加人数以上でなければなりません。それ以外にもプロジェクターは使用可能か、マイクは使用可能か、スピーカーは？といった音響などの設備の有無の確認は規模に応じて必須な準備です。そしてその設備の使用方法の確認などもしておけば安心してミーティングを開始できます。
機器トラブルが起こると対応で時間を押してしまったり、参加者のモチベーションを下げてしまったりしますので注意しましょう。
また、場所によっては防音や館内放送の停止などが可能かどうか確認する必要もあります。会議場を借りる場合は、早めにニーズに合った場所をおさえておく必要があります。
まとめ
いかがでしたか？
ここまで失敗せずにミーティングを行う５つの準備をお伝えしてきました。
最初にお伝えした通り、準備をしっかりせずにミーティングに臨むのは「地図を持たずに目的地に行こうとする」ようなものなのです。
地図を持たずに行きたい場所へ出発したとしたらどうなるでしょうか？おそらくほとんどは道に迷って目的地へたどり着くことは出来ないはずです。
そんな失敗や無駄をできる限り少なくするためには準備が本当に重要なのです。
目的を理解し、参加人数を把握し、アジェンダを決め、準備物を用意し、場所を確保する事は目的地を決め、誰と一緒に旅をするか決め、ルートを決め、旅の荷物を準備し、宿を決めるようなイメージです。
しっかり準備する事で安心してミーティングに臨めますし、それぞれの準備にかけた想いがあなたの自信にもなります。
それぞれの準備をもれなく行う事で、当日の進行内容だけに集中できる質の良いミーティングを開催出来るようになりますので、ぜひ実践してみてください！
最後までお読みいただきありがとうございました。
失敗するのが気になってしまう人は失敗しても大丈夫な理由をご覧下さい！
