こんにちは、まゆこです！
今回は、仕事の効率をアップして「出来る社会人」になる為に必要な、整理整頓のコツをご紹介していきます。
これをするだけで簡単にデスク周りがすっきりする４ステップと、どうして整理整頓を行うと仕事がスムーズに出来るようになるのかが分かるようになります。ぜひ参考にしてみて下さい。
こんな方におすすめ
- 整理整頓のコツが知りたい
- 物が捨てられない
- 仕事をスマートにこなしたい
- 出来る人だと思われるデスク周りにしたい
でも、何故か上手くいかないなぁ。
そう思っていませんか。
この記事では、整理整頓する事が何故必要なのか、その６つのメリットと、実際に整理整頓をする為の４ステップを紹介していきます。
気が付けばいつの間にか机の上が汚くなったり、必要な書類がすぐ見つからなくて焦ったり、同じものが何個もあるような状態に覚えがある人はぜひご覧下さい。
時間を有効活用する為、仕事を効率的に行う為、そしてスッキリキレイな環境でストレスなく仕事ををする為に参考になるはずです！
整理整頓をしないと起きるデメリット
色々な時間を無駄にしてしまう
デスク周りが整理整頓されていないと、ものを探す時間が毎回発生します。
このほんの少しのように感じる「探す時間」は一日、一週間、一か月で考えると驚く程溜まっていきます。
また、無駄にしている時間というのは自分の時間だけではありません。書類を頼まれたならその探している時間、依頼した相手を待たせている事になります。
探す時間に５分かかったとしたら、自分の時間を５分無駄にするだけでなく、相手の時間も５分無駄にしているのです。
取返しのつかない失敗を引き起こす
間違えて必要な書類を捨ててしまう、他に出せない情報や個人情報などの書類を用途と違う相手に渡してしまうなど、考えただけでもぞっとするようなミスは起こしたくありませんよね。
社会人としての信用を失う原因にもなりますし、失敗をしてしまった事で落ち込んでしまいその後の仕事にも悪影響を及ぼします。
重要な過失が起こる前に、整理整頓した環境を作る意識を持つようにしていきましょう。
イライラする気持ちが心を疲弊させ、信頼も失う
あるはずのものが見つからない、急いでいるのに探し物が出てこないなど、目当てのものが無いだけでストレスが溜まりイライラしてしまいます。
ようやく見つかったとしても、安堵感よりも受けたストレスの方が大きく、その後も嫌な気持ちを引きずってしまいます。
その結果、他の人に当たってしまったり、物事をネガティブに捉えてしまったりして、メンタルに大きな悪影響を及ぼしてしまう事にもなりかねません。
無駄な出費を発生させてしまう
無いと思ってもう一度買ったものが実はあった、という経験ありませんか？予備として置いておけるしまあいいか、という気持ちでデスクの引き出しに入れている人は要注意です。
そうした、無駄なものが溜まっている環境でスムーズに仕事がはかどる訳もありません。
その時の無駄の一つ一つの金額は少なくても、それが今後の人生ずっと積み重なっていくと考えればとてももったいない事をしていると気が付けるはずです。
仕事が上手くいかなくなる
管理が出来ず、時間もお金も無駄にしながらミスを繰り返す人が社会人として信用されるでしょうか。
デスク周りの整理整頓が出来ないまま仕事をしている人は、そうした自己管理能力の低さを露呈しながら働いている状態です。
急に仕事が上手くいくようになるのは難しくても、デスクを整理整頓する事はやろうと思えば出来る事です。明日の自分の為にもしっかり整理整頓出来る人になりましょう。
整理整頓の６つのメリット
1⃣時間の節約になり効率的に仕事が出来るようになる
デスク周りのものを何処に何があるかを把握できていれば、いつでもすぐにそれらを取り出す事が出来ます。
探す時間が発生しない為、その分の無駄が無くなるのは勿論ですが、思いついた時や依頼された時に浮かんでいた考えや、作業内容などが探す時間を挟むことで飛んでしまうを防ぐ事にもなります。
整理整頓すると集中力もアップ！
仕事モードの集中を切らさないようにするには、イメージしたものをすぐに見つけられる状態にしておく必要があるのです。
しっかり集中して作業する事で、生産性や効率も上がり仕事の質やスピードも向上します。そうする為にも、思考のペースを乱さないようなデスク周りにしておく事が重要です。
単純に探す時間という意味以上に、整理整頓された環境は仕事全体の効率化と質の向上、その結果のプライベートの充実にも繋がってくるのです。
2⃣管理しやすくなりエラーの発生を防げるようになる
自分のデスク周りのものや資料が全て把握出来る環境にあるという事は、自分で管理しやすい環境作りが出来ている状態です。
よく自己管理が出来ない人は仕事が出来ないと言われますが、この自己管理には体調管理やスケジュール管理だけでなく、自分の周りの環境を整える能力も含まれています。
整理整頓するとリスクマネジメントが出来る！
しっかり管理されたデスク環境なら、間違えて別の資料を相手に渡してしまったり、必要なものを処分してしまうリスクが減ります。
社会人として、与えられた情報を責任をもって管理する事はとても重要な事です。仕事の一環としてデスク周りを整理整頓するようにしましょう。
3⃣イライラする事が減り気持ちよく仕事が出来るようになる
探しものが見つからないストレスは、思っている以上に大きいものです。
整理整頓されたデスクなら、それを感じる事なく円滑に物事を進める事が出来ます。欲しいものはすぐに見つかりますし、必要な書類が何処にあるかいつでも把握出来ていｒｙからです。
整理整頓すると気持ちに余裕が生まれる！
ちょっとしたイライラの積み重ねが無くなる事で、焦りやストレスから解放されます。時間のロスも減り仕事がスムーズになる事で、他の部分でも余裕が出てくるようになっていきます。
整理整頓したデスクで仕事をすると、ストレスの少ない環境を自分の周りに生み出す事が出来ます。
4⃣ミスが減り仕事の評価が上がるようになる
そもそも、乱雑なデスクでいつも何か探しながら仕事を進める人と、スッキリ整理されたデスクで必要なものをサッと取り出して仕事をする人、どちらが好印象なのかを考えたら後者である事は一目瞭然です。
整理整頓されたデスク環境で作業する事で、焦りが無くなりうっかりミスが減っていきます。
整理整頓すると周りの評価が上がる！
ミスが少なくスムーズに仕事が出来る存在は、上司や同僚から見ると安心して仕事を任せられ、信頼出来る相手だと感じます。
慌てずにサッと準備出来て常にキレイなデスク環境を維持していれば、「しっかりしている人だな、管理がキチンと出来る人だな」という印象を相手に持って貰え、周りからの評価も良いものになっていくでしょう。
5⃣不用品が減りや無駄なコスト発生しなくなる
整理整頓された環境では、自分の把握出来る範囲でものを管理していく事が出来ます。
そうすると、今何が手元にあって何が不足しているかをすぐに思い出せるので、重複して購入してしまうといった無駄が発生しなくなります。
整理整頓すると判断力が上がる！
無駄のない管理をしていく習慣が身につくと、日々の生活の中でも自分にとって本当に必要なものを判断して選択出来るようになっていきます。
なんとなく安心だから買っておこうといった曖昧な気持ちが無くなる事で、仕事においても必要なもの不要なものの判断がしっかり出来る思考へと変化していくようになります。
6⃣共有しやすくなりチームワークが良くなる
職場のデスクはあなた個人のものではありません。会社から貸し与えられたスペースであり、自分で管理するべき場所です。
それがしっかり管理出来ていないと、「こんな適当な人に仕事を任せて大丈夫かな？」といった不信感を相手に与えてしまいます。
整理整頓すると職場環境が良くなる！
自分のデスクの整理整頓が出来るようになれば、社内の共有資料や共有資材も、元の場所にきちんと戻す、個人で私物化しないという事が出来るようになるでしょう。
そうなると、職場全体の管理状況も改善しますし、いざという時に代理で仕事をしてくれる相手にも負担が少なくなり、チームとしての結束力や信頼感も増し、仕事がよりスムーズに出来るようになります。
整理整頓の４ステップ
４つのステップで簡単解決
どうやってキレイなデスク周りにしたらいいかわからない
そんな人の為に、ここからは整理整頓を行う際の基本の４つのステップをご紹介します。
４つのステップ
- 「いるもの」と「いらないもの」を選別する
- いらないものを処分する
- いるものを見直す
- 使う頻度で合わせて収納する
整理整頓を行う上でやらなければいけないのはこの４つだけです。この４つのステップを実行する事で、簡単にデスク周りが整理整頓出来るようになります。
①「いるもの」と「いらないもの」を選別する
３つの分類「いるもの」「いらないもの」「保留」
デスクの中身を全て出してみましょう。そうすると、普段自分が使っていないものが思いのほか多い事に気付きます。
そんな「いらないもの」と、日常で使う「いるもの」、どちらか判断出来ない「保留」の３つに、デスクの中身を分けて下さい。
「いるもの」と「いらないもの」を分けるのは「１年」
１年以上使った記憶が無いものは「いらないもの」です。１年も使わないものを確保しておくスペースがあれば新しい資料や道具を置いた方が良いでしょう。
ついとっておきたくなる気持ちが出てしまうでしょうから、最初にしっかり１年もしくは半年以内に使うかどうかという、明確な基準を設けておきましょう。
「いつか使うかも」はダメ
じっくり考えて選別せずに直感でわけていきましょう。悩むものは「保留」もしくは「いらないもの」です。
悩んでしまうと「いつか使うかもしれない」という気持ちが出てきます。「いつか使うかも」の気持ちは整理整頓には大敵です。自分で決めた判断の基準に従ってきっちりと分けていきましょう。
②いらないものを処分しよう
思い切って処分が大事
１年以上使わないものは、キープしておく便利さよりもそのスペースを圧迫するデメリットの方が大きくなります。
「小さいものだし、これくらいなら」と思ってしまうと、それが積み重なってデスク周りを煩雑にしていってしまいます。
思い切って処分する事で、持ち物自体を少なくする事が今後も整理整頓された環境を維持する上でも大きなポイントになります。
必要最低限だけを残す
整理整頓が上手くいく要素の一つに「ものが少ない事」があります。沢山ものがあればそれだけ収納も余裕が無くなりますし、探すのに苦労します。
どれだけ必要最低限に絞るかという事が整理整頓のポイントにもなるのです。
不要なものをキッパリ処分して、整理整頓しやすい環境を作りましょう。
③いるものを見直そう
書類をペーパーレスにする
資料や処分出来ない書類の整理をするには、データで残しておく方法もあります。
紙で取っておく必要があるものもあるでしょうが、その書類の内容だけが必要なのであればスキャンして保管したり、元データを保管しておく事で書類自体を保持しておく必要が無くなります。
もう一度見直してみる
ものが沢山あった方が安心すると感じてしまう方も多いでしょう。しかし、不要なものを沢山もっていても本当の余裕は生まれません。
自分が把握出来る範囲で持つものを絞る事で、気持ちの余裕も、スペースの余裕も生まれます。
「いるもの」と選択したものをもう一度見直してみましょう。そして、それが本当にストックしておかなければならないものか考えて、悩むようなら不要だと思った方がいいでしょう。
④使用頻度で戻そう
毎日使うものを最初に収納
「いるもの」「いらないもの」が分かれて、「本当にいるもの」だけが残った状態になりましたね。
ここからデスクへの収納です。この時に大切な事は使う頻度の高いものを取りやすい場所に戻す事です。
使用頻度の高いものを手前や一番上の引き出し、またはデスク上のスペースへ配置します。ここでは「毎日使うもの」かどうかを基準に考えましょう。
毎日使うものを一番使いやすい場所へ保管する事で、仕事がスムーズに出来るようになります。
週に１回使うものは第二優先エリアへ
次に、週に１回以上使うものを収納します。
毎日使うものがすでに配置されていますので、その次に使いやすい場所へ片付けていきましょう。
デスクの引き出しなら二番目か、一段目に余裕があればその奥側に入れると良いでしょう。
その際に、ギチギチに入れないように注意しましょう。パッと見てどこに何があるかわかる状態にしておく事がポイントです。
その他の「いるもの」
残った「いるもの」を余ったスペースに入れていきます。
これらは週に１回以上使わないものたちです。デスクの一番下の引き出しなどを活用しましょう。
仕切りを使ってものがごちゃ混ぜにならないようにしたり、書類にはラベルを付けるなど一目で配置がわかるようにすると、更に使いやすいデスク周りになります。
「保留」をどうするか
そして最後に「保留」にしておいたものです。ここでスペースに余裕があるからといって保留のものを入れてはいけません。
保留にしたものは「いるもの」と確信が持てなかったものです。本当は不要なものなのに、こんなに捨てても大丈夫かなといった不安感から取っておいてしまったものも含まれているでしょう。
それらを全てバッサリ捨ててしまうのはなかなか決断出来ないかもしれませんので、「保留」のものは一旦別の場所や家に持ち帰って過ごしてみましょう。
一か月使わなかったら「いらないもの」にするなど、物理的に保留してみる事で必要かどうかわかります。
まとめ
いかがでしたか？
今回はデスク周りの整理整頓による仕事のメリット６つと片付けの簡単４ステップをご紹介してきました。
振り返るとこんな感じです。
整理整頓の４つのステップ
- 「いるもの」と「いらないもの」を選別する
- いらないものを処分する
- いるものを見直す
- 使う頻度で合わせて収納する
整理整頓のメリット
- 時間の節約になり効率的に仕事が出来るようになる
- 管理しやすくなりエラーの発生を防げるようになる
- イライラする事が減り気持ちよく仕事が出来るようになる
- ミスが減り仕事の評価が上がるようになる
- 不用品が減り無駄なコストが発生しなくなる
- 共有しやすくなりチームワークが良くなる
整理整頓する事で沢山のメリットがある事がご理解いただけたのではないでしょうか。
簡単４ステップを参考にデスク周りを整理整頓してみて下さい。そうする事で整った環境で仕事をする便利さを体感し、仕事の効率アップを実感すると思います。
もしも、物が増えて来たと感じたら、また４ステップを見直してみましょう。これを繰り返す事でいつの間にか整理整頓が当たり前のように出来る自分になっています。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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